Como Usar o Bloqueio de Tempo Para Gerenciar Seu Dia

Descubra aqui o que é a técnica de bloqueio de tempo e como usá-la para criar uma boa rotina utilizando horários

04.03.2023 | João Vitor Santos

Quer você trabalhe das nove às cinco, trabalhe à distância ou fique em casa com as crianças, todos precisam de um método eficaz para administrar o dia. Afinal, perfeccionismo, procrastinação e o mito da multitarefa são perigos muito reais que podem manter até mesmo as pessoas mais produtivas presas em um só lugar. Então, como você assume o controle de sua agenda e realmente faz as coisas?

De acordo com pessoas como Elon Musk e Bill Gates, tudo se resume a controlar seu tempo e sua agenda. Para eles, eles usam "microprogramação", que envolve agendar o dia em incrementos de cinco minutos. Embora esse tipo de detalhe possa não ser necessário para a pessoa comum, ainda há uma lição para todos nós: assumir o controle do seu tempo agendando ou dividindo-o em partes ou blocos torna você mais produtivo.

Por que o bloqueio de tempo funciona

Às vezes referido como "monotasking" ou "time chunking", o bloqueio de tempo é uma técnica de gerenciamento de tempo em que você bloqueia um período de tempo para concluir uma tarefa específica.

Por exemplo, em vez de verificar seu telefone toda vez que recebe um e-mail ou uma notificação de mídia social, você bloqueia horários específicos ao longo do dia para retornar ligações, responder a e-mails e verificar contas de mídia social.

Você está essencialmente reservando blocos de tempo específicos para concluir tarefas ou projetos importantes. No final, sua agenda é dividida em blocos de tempo em que você se concentra em uma tarefa ou projeto por vez.

Esse tipo de gerenciamento de tempo não apenas torna sua lista de tarefas mais gerenciável, mas também oferece mais controle sobre o seu dia e ajuda a priorizar suas tarefas. O bloqueio de tempo também melhora o foco e impede a procrastinação. E, no final do dia, você sentirá que realmente realizou algo.

O argumento contra a multitarefa

Muitas pessoas acreditam que podem fazer várias coisas ao mesmo tempo e fazer tudo bem. Mas a pesquisa mostra que apenas cerca de 2,5% das pessoas são capazes de realizar multitarefas de forma eficaz. O restante da população acredita apenas que está realizando multitarefas de forma eficaz.

Na verdade, tentar fazer mais de uma coisa ao mesmo tempo - como enviar mensagens de texto e dirigir ou escrever um e-mail importante enquanto retorna a ligação de um cliente - compromete sua capacidade de concluir bem as duas tarefas.

Enquanto isso, um estudo de 2013 da Universidade de Utah descobriu que as pessoas que tentam fazer malabarismos com várias tarefas ao mesmo tempo se distraem mais facilmente, são menos produtivas, cometem mais erros e pontuam menos em testes de memória.

Da mesma forma, alternar rapidamente entre dois projetos também pode afetar os resultados. Concluímos as tarefas com muito mais eficiência quando damos a elas toda a nossa atenção. Além disso, os neurocientistas alertam que tentar fazer várias coisas ao mesmo tempo ou dividir nossa atenção está afetando nossa capacidade de realizar até mesmo tarefas simples.

O que isso significa é que quanto mais multitarefas, menos somos capazes de realizar. A razão é simples. Estamos perdendo nossa capacidade de foco, o que significa que os projetos demoram mais do que deveriam.

Como usar o bloqueio de tempo

O bloqueio de tempo, ou monotarefa, permite que você se concentre em um projeto por vez. Essa abordagem não apenas reduzirá os erros mentais, mas também poderá ajudá-lo a liberar sua criatividade, especialmente porque você estará canalizando toda a sua energia e atenção em uma tarefa dentro do intervalo de tempo determinado. Aqui está uma visão geral de como você pode incorporar o bloqueio de tempo em sua vida.

Desenvolva sua lista

Comece fazendo uma lista de todas as coisas que precisam ser feitas durante a semana. Liste todos os seus projetos de trabalho, seus compromissos familiares e até mesmo suas metas de exercícios. O objetivo é incluir tudo, desde as ligações telefônicas que você precisa fazer até as refeições que precisa preparar.

Coloque estrelas ao lado das coisas que absolutamente precisam ser concluídas, como projetos de trabalho, reuniões com clientes e consultas médicas. Normalmente, essa tarefa é realizada na sexta-feira após o trabalho ou na noite de domingo antes do início da semana de trabalho.

Determine suas prioridades

Assim que sua lista for desenvolvida, examine-a e coloque estrelas nos projetos que são suas principais prioridades para a semana. Tente limitá-lo a cerca de duas a três coisas por dia. O objetivo é que você dê às suas tarefas mais importantes os espaços principais em sua programação de bloqueio de tempo. Você também deve reservar um tempo todos os dias para responder a e-mails, retornar ligações e verificar as mídias sociais.

Crie um projeto diário

Seu próximo passo é pensar em quanto tempo você tem em um dia e quanto tempo deseja permitir para cada tarefa em sua lista.

Comece criando blocos de tempo para as coisas que você faz todos os dias, como rotinas matinais e rituais noturnos, exercícios, deslocamento para o trabalho e para o trabalho, refeições e preparação de refeições, ajuda nos deveres de casa e assim por diante.

Um modelo de amostra para alguém que trabalha remotamente pode ser assim:

• 6:00 às 7:30 Ritual matinal/Exercício;
• 7:30 às 8:00 Levar as crianças para a escola;
• 8:00 às 8:30 Responder a e-mails/verificar redes sociais;
• 8:30 às 10:30 Projeto Prioritário (insira uma de suas prioridades);
• 10:30 às 11:00 Intervalo/Retorno de ligações telefônicas;
• 11:00 às 12:30 Projeto prioritário (insira uma de suas prioridades);
• 12:30 às 13:00 Almoço;
• 13:00 às 13:30 Responder a emails/verificar mídias sociais;
• 13:30 às 15:30 Projeto prioritário (insira uma de suas prioridades);
• 15:30 às 16:30 Crianças voltam da escola/dia de conversa;
• 16:30 às 18:00 Preparar/Jantar/Limpar;
• 18:00 às 19:00 Projeto prioritário (insira uma de suas prioridades);
• 19:00 às 21:00 Tempo livre/ajuda com a lição de casa;
• 21:00 às 21:30 Responder a emails/verificar mídias sociais;
• 21:30 às 22:00 Ritual Noturno.

Claro, este é um projeto muito simples e não seria adequado para todos. A chave é que você desenvolva um projeto para o seu dia típico com blocos de tempo onde você pode se concentrar em suas tarefas ou projetos importantes.

Se você trabalha para uma empresa que realiza reuniões de equipe, treinamentos regulares ou teleconferências semanais, também precisa prestar contas disso. E não se esqueça de reservar o tempo de viagem se tiver reuniões ou compromissos aos quais precisa comparecer durante a semana. Você também pode precisar desenvolver um projeto diferente para o fim de semana.

Algumas pessoas precisarão desenvolver novos projetos toda semana. Outras pessoas têm um ambiente de trabalho muito estruturado e podem usar o mesmo projeto semana após semana. Faça o que for melhor para você. Você está no controle de sua agenda e pode adaptá-la e alterá-la para atender às suas necessidades e prioridades.

Bloqueie o seu dia inteiro

Idealmente, assim que seu projeto estiver completo, você poderá bloquear todos os dias da semana. Comece com suas principais prioridades e vá a partir daí. Por exemplo, se sua principal prioridade para a semana é escrever um extenso relatório de atividades até sexta-feira, pense em quanto tempo você levará para elaborá-lo.

Consequentemente, se você acha que levará quatro horas para concluir o relatório, poderá agendar duas horas na segunda-feira e duas horas na terça-feira para trabalhar no relatório. Então, na quarta-feira, planeje mais uma hora para revisá-lo, fazer alterações e finalizá-lo. Ao planejar blocos de tempo definidos no início da semana para concluir o relatório, você não apenas evita a procrastinação, mas também reserva o tempo necessário para se concentrar no desenvolvimento do relatório.

Proteja seu tempo

Depois de concluir sua programação, proteja seu tempo da melhor maneira possível. É claro que imprevistos surgirão e você precisará ser flexível. Mas resista à tentação de desistir do seu tempo de projeto prioritário para algo que pode esperar.

Comunique aos colegas de trabalho e familiares quando você não estiver disponível. Em seguida, trate esses blocos de tempo como se estivesse se reunindo com um cliente muito importante. Ninguém pensaria em interrompê-lo durante uma reunião. Da mesma forma, o objetivo é que você não seja interrompido durante o tempo protegido do projeto prioritário.

Uma última dica

O uso eficaz do bloqueio de tempo pode ajudá-lo a assumir o controle do seu dia, concentrar sua atenção e evitar a procrastinação.

A princípio, pode ser necessário um pouco de tentativa e erro para criar um projeto que funcione para você, mas com um pouco de prática e uma pequena dose de paciência, você se tornará um profissional em pouco tempo.

Fonte: How to Use Time Blocking to Manage Your Day